1. Dlaczego nie mogę zatwierdzić korekty?

Program może zablokować zatwierdzanie korekty z kilku powodów. Dla korekty ilościowej pierwszą przyczyną jest przekroczenie stanów magazynowych. Następuje ono, kiedy towar z dokumentu PZ został już wydany. Jeśli użytkownik nie ma odpowiedniej ilości towaru na magazynie w danym momencie, to program nie zezwoli na zatwierdzenie dokumentu, gdyż stan towaru nie może być ujemny.

2. Czemu nie mogę wygenerować dokumentu inwentaryzacji, lub Bilansu Otwarcia?

Dokument inwentaryzacji może być wygenerowany dopiero po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów , które uwzględniają dany magazyn w zamykanym okresie. Jeśli pojawia się komunikat, że istnieją otwarte dokumenty dla tego magazynu, to należy sprawdzić menu przychodów i rozchodów uwzględniając korekty oraz asygnaty dla jadłospisów i zamówień. Jeśli w dalszym ciągu nie można utworzyć dokumentu należy się skontaktować z MAPI.

3. Jak sprawdzić  obroty dla towaru?

Będąc w menu magazynu należy wybrać konkretną kartę magazynową poprzez jednokrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. W momencie, kiedy podświetli się na niebiesko wystarczy nacisnąć klawisz F4, lub przycisk na dole ekranu F4-Obroty. Można także użyć menu podręcznego – wystarczy kliknąć prawy przycisk myszy stając na danej pozycji i wybrać opcję obroty magazynowe.

4. Jak usunąć dokument inwentaryzacji?

Usunięcie otwartego dokumentu inwentaryzacji  można wykonać zaznaczając wybrany dokument i naciskając klawisz Detele, lub klikając przycisk Usuń.

Zatwierdzona inwentaryzacja może być usunięta wyłącznie poprzez wybranie takiej opcji z menu podręcznego. Należy nacisnąć lewy przycisk myszy stojąc na wybranym dokumencie i wybrać opcję usunięcia dokumentu BO. Przed usunięciem dokumentu pojawia się poniższy komunikat ostrzegający przed  skutkami usunięcia BO :

Dopiero po potwierdzeniu pytania przyciskiem Tak, inwentaryzacja zostanie usunięta.

Jeśli program na to nie pozwala, to należy się skontaktować z MAPI.

5. Co się stanie jeśli usunę korektę dokumentu PZ?

Jeśli była to korekta ilościowa, to towar wróci na stan magazynowy. Jeśli była to korekta wartościowa, to z zestawienia obrotów dla towaru zniknie dokument KK (Korekta Kosztów) i ceny wrócą do stanu sprzed korekty.

Należy pamiętać, że jeden dokument może być wielokrotnie korygowany. Wtedy każda kolejna korekta jest korektą do stanu już poprawionego poprzednim dokumentem. Nie można też utworzyć kolejnej korekty, jeśli poprzednia nie została zatwierdzona.

6. Czy mogę wprowadzać dokumenty  na nowy miesiąc, jeśli nie mam jeszcze utworzonej inwentaryzacji?

Można wprowadzać dokumenty na nowy miesiąc, czyli np. dokumenty PZ i asygnaty, ale nie należy ich zatwierdzać. W momencie, gdy jakikolwiek dokument z nowego okresu zostanie zatwierdzony, nie będzie możliwe utworzenie i zatwierdzenie inwentaryzacji. W takiej sytuacji można tylko wycofać dokument z nowego okresu, czyli go otworzyć ( w przypadku asygnaty), lub usunąć (dokumenty magazynowe).

7. Co zrobić jeśli asygnata została zatwierdzona z błędem?

Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest otworzenie tej asygnaty. Taką operację wykonuje się w dwóch krokach. Należy najpierw sprawdzić numer asygnaty, czyli np. Arz/8/2014. Należy zapamiętać jej numer i odnaleźć RW powiązane z asygnatą – będzie miało taką samą datę zatwierdzenia a numer na końcu  będzie odpowiadał numerowi asygnaty – 5/RW/żyw/Z8/2014. Po usunięciu RW asygnata automatycznie przejdzie do asygnat otwartych i będzie można ją ponownie edytować. Asygnaty z poprzedniego okresu, czyli po zamknięciu miesiąca nie mogą być otwierane!

8. Do czego służy parametr zmienna gramatura?

Parametr umożliwia zmianę gramatury na poszczególnych jadłospisach co wpływa na automatyczne przeliczanie receptury. Nie trzeba wtedy tworzyć wielu receptur jednego dania w różnych wersjach wagowych – wystarczy mieć np. jedną zupę pomidorową o objętości 300 ml, aby później na wybranych dietach zmieniać jej gramaturę na 450 ml. Składniki zostaną przeliczone liniowo – każdy ze składników zostanie odpowiednio zwiększony. Zmiana będzie uwzględniona na asygnacie – zapotrzebowanie będzie automatycznie zwiększone.

9. Czy można edytować zatwierdzone dokumenty?

Edycja zatwierdzonych dokumentów jest możliwa tylko w przypadku dokumentów PZ,  z których jeszcze nie wydano towaru. Jeśli już zatwierdzono rozchody wykorzystujące  tą dostawę, to użytkownik może jedynie wygenerować dokument korygujący.

Pozostałe zatwierdzone dokumenty – asygnaty i RW nie podlegają edycji. W przypadku błędu w zatwierdzonej asygnacie należy ją wycofać (patrz pkt 7.), a następnie – po wprowadzeniu poprawnych – danych ponownie ją zatwierdzić. Jeśli błąd pojawił się w dokumencie RW, to należy utworzyć dla niego korektę, lub usunąć go i ponownie wprowadzić do systemu.

10. Jak zgłaszać propozycje zmian, lub problemy z obsługą programu?

W przypadku problemów, lub pytań do programu wystarczy przejść do zakładki Inne i w menu Administratora pojawi się ikona Pomocy Zdalnej, lub Zgłoszenia, po której kliknięciu uruchomi się automatycznie aplikacje TeamViewer, albo otworzy się okno przeglądarki na stronie MAPI – Zgłaszanie błędów.

Jeżeli mają Państwo pomysł na dodanie jakiejś nowej funkcjonalności do programu MAPI Jadłospis 2, to zapraszamy do zgłaszania swoich idei na naszej stronie w zakładce ‘Zgłoś błąd’ i wybranie opcji 'propozycja zmian’.

11. Jak znaleźć rozchody powiązane z wybranym dokumentem PZ?

W najnowszej wersji programu, w oknie dokumentu PZ jest dostępna zakładka Dokumenty powiązane – znajduje się tam lista wszystkich rozchodów, które zostały wygenerowane z danej dostawy.

W zakładce można nie tylko przeglądać dokumenty, które są powiązane z PZ, ale także je usuwać w razie potrzeby (odnosi się to tylko do dokumentów z miesiąca, który nie został jeszcze zakończony dokumentem inwentaryzacji – BO).

Aby przejrzeć dokumenty powiązane – czyli RW wystarczy zaznaczyć wybrany dokument i kliknąć przycisk Pokaż.

Natomiast żeby usunąć dokument należy kliknąć przycisk Usuń. Jeżeli użytkownik usuwa RW powiązane z asygnatą, to zostanie ona otwarta i przeniesiona do menu Asygnat Otwartych. Jeśli jest to RW, które było wpisywane do programu ręcznie przez użytkownika, to będzie musiało zostać ponownie wprowadzone do programu.

12. Czym się różni zestawienie Remanent od Bilansu Otwarcia, lub Inwentaryzacji?

Zestawienie remanent wyłącznie pokazuje stan magazynowy na wybrany dzień według ewidencji, czyli zatwierdzonych dokumentów przychodu i rozchodu. Bilans Otwarcia i Inwentaryzacja są dokumentami magazynowymi, które mogą być edytowane – pokazują stan magazynowy według kart i pozwalają na jego edycję poprzez wprowadzenie w kolejnej kolumnie spisu z natury. Po zatwierdzeniu dokumentu pozycje, na których pojawiły się różnice między stanem według kart a spisem z natury zostają zaktualizowane i generowany jest dokument niedoborów i nadwyżek.

13. Czym jest menu Wszystkie Dokumenty?

Aby łatwo można było sprawdzić, czy przed utworzeniem inwentaryzacji na koniec miesiąca zatwierdzono wszystkie dokumenty wystarczy przejść do menu Wszystkie Dokumenty, a następnie Dokumenty Otwarte. Wszystkie istniejące dokumenty  – PZ, PW, WZ, RW, Korekty  i Asygnaty, które maja status Otwarty zostaną wyświetlone. Jeśli  istnieje jakikolwiek dokument uniemożliwiający utworzenie BO, to dzięki temu menu będzie go najłatwiej znaleźć.